¿Cómo gestionar y atender múltiples conversaciones simultáneas en Freshsales Suite?

Gestionar Múltiples Conversaciones en Freshsales Suite:

1. Interfaz de Conversación:
2. Familiarízate con la interfaz de conversación en Freshsales Suite. Asegúrate de entender dónde se encuentran las funciones clave, como la lista de conversaciones, la respuesta rápida, etc.
3. Configuración de la Disponibilidad:
4. Establece tu disponibilidad de manera precisa en Freshsales Suite. Configura tu estado como "Disponible" cuando estés preparado para atender conversaciones y "Ocupado" cuando no puedas hacerlo.
5. Gestión de Prioridades:
6. Asigna prioridades a las conversaciones según la urgencia y la importancia. Responde primero a las consultas críticas o a los clientes VIP.
7. Respuestas Predefinidas:
8. Utiliza respuestas predefinidas para respuestas rápidas y consistentes. Esto puede ahorrar tiempo y garantizar que las respuestas sean precisas y coherentes.
9. Configuración de Etiquetas y Categorías:
10. Etiqueta y categoriza las conversaciones para organizarlas y filtrarlas fácilmente. Esto facilita la identificación y gestión de temas específicos.
11. División de Tareas entre Agentes:
12. Si trabajas en equipo, divide las tareas entre los agentes. Asigna conversaciones específicas a agentes especializados en ciertos temas o áreas.
13. Uso de Macros:
14. Si Freshsales Suite admite macros, configura macros para acciones repetitivas y tareas comunes. Esto acelerará la respuesta a consultas similares.
15. Configuración de Notificaciones:
16. Configura notificaciones para estar al tanto de nuevas conversaciones y actualizaciones importantes. Esto asegura que no te pierdas mensajes críticos.
17. Priorización de Conversaciones Recurrentes:
18. Si hay conversaciones recurrentes, como consultas frecuentes, considera crear recursos de autoservicio, como enlaces a artículos de la base de conocimientos, para dirigir a los usuarios allí primero.
19. Gestión Eficiente del Tiempo:
20. Administra eficientemente tu tiempo asignando límites a cada conversación. Si una conversación requiere más tiempo, comunica al usuario y proporciona una estimación de cuándo podrás responder completamente.
21. Apertura de Conversaciones en Pestañas o Ventanas Separadas (Opcional):
22. Si es posible en Freshsales Suite, abre conversaciones en pestañas o ventanas separadas para facilitar el cambio entre ellas sin perder contexto.
23. Seguimiento de Conversaciones Pendientes:
24. Lleva un registro de las conversaciones pendientes y asegúrate de hacer un seguimiento de aquellas que requieren respuestas adicionales.
25. Capacitación Continua:
26. Brinda capacitación continua a los agentes sobre las mejores prácticas para gestionar múltiples conversaciones simultáneas y cómo utilizar eficientemente las herramientas disponibles en Freshsales Suite.
27. Registro y Análisis:
28. Registra todas las interacciones y realiza análisis periódicos para identificar áreas de mejora en la gestión de conversaciones.