¿Cómo personalizar y configurar respuestas predefinidas (canned responses) en Freshdesk?

Personalizar y Configurar Respuestas Predefinidas en Freshdesk:

1. Inicio de Sesión:

   • Accede a tu cuenta de Freshdesk como administrador utilizando tus credenciales.

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3. Panel de Administración:

   • Dirígete al "Panel de Administración" en la esquina superior derecha de la pantalla.

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5. Respuestas Predefinidas:

   • En el panel de administración, busca y selecciona la sección "Respuestas Rápidas" o "Canned Responses".

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7. Agregar Nueva Respuesta Predefinida:

   • Haz clic en "Agregar Respuesta Rápida" o "Crear Canned Response" para crear una nueva respuesta predefinida.
   • Asigna un nombre descriptivo que refleje el propósito de la respuesta.

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9. Personalización del Contenido:

   • Escribe el contenido de la respuesta predefinida. Puedes incluir saludos, despedidas y cualquier información que sea común en tus respuestas.

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11. Variables de Fusión (Opcional):

    • Utiliza variables de fusión para personalizar automáticamente ciertos campos, como el nombre del cliente o el número de ticket.
    • Esto agiliza la personalización de respuestas sin perder tiempo escribiendo información específica.

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13. Organización por Categorías (Opcional):

    • Si tienes muchas respuestas predefinidas, organízalas en categorías para facilitar la búsqueda y el acceso.
    • Crea categorías según temas o tipos de respuestas.

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15. Edición y Actualización:

    • Puedes editar y actualizar respuestas predefinidas en cualquier momento.
    • Mantén las respuestas actualizadas para reflejar cambios en procesos o políticas.

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17. Vista Previa y Pruebas:

    • Antes de usar una respuesta predefinida en un ticket real, realiza una vista previa y prueba la respuesta.
    • Asegúrate de que la respuesta sea clara y formateada correctamente.

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19. Uso en Tickets:

    • Cuando estés respondiendo a un ticket, selecciona la opción "Respuestas Rápidas" o "Canned Responses" y elige la respuesta predefinida necesaria.
    • Personaliza la respuesta según sea necesario antes de enviarla al cliente.

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21. Feedback y Ajustes Continuos:

    • Solicita feedback de los agentes sobre la utilidad de las respuestas predefinidas.
    • Realiza ajustes según las necesidades y sugerencias recibidas.

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23. Documentación y Capacitación:

    • Documenta las respuestas predefinidas para referencia futura.
    • Proporciona capacitación a los agentes sobre cómo utilizar y personalizar respuestas predefinidas.

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25. Supervisión del Uso:

    • Monitorea el uso de respuestas predefinidas para evaluar su eficacia.
    • Analiza qué respuestas son más comunes y si es necesario ajustar o agregar nuevas respuestas.

Al seguir estos pasos, podrás personalizar y configurar respuestas predefinidas en Freshdesk de manera efectiva, optimizando el tiempo de respuesta y manteniendo consistencia en las interacciones con los clientes en ZenHost.