¿Cómo establecer y gestionar políticas de almacenamiento de documentos y archivos en Freshsales Suite?

Creado por Anahi Tamayo, Modificado el Fri, 23 Feb 2024 a las 09:48 PM por Anahi Tamayo

Para establecer y gestionar políticas de almacenamiento de documentos y archivos en Freshsales Suite, es importante definir reglas claras sobre qué tipo de documentos se pueden cargar, cómo deben organizarse y cuánto tiempo se deben retener. 

1. Define tus Políticas de Almacenamiento:

  • Determina qué tipo de documentos y archivos son relevantes para tu empresa y deben almacenarse en Freshsales Suite. Esto puede incluir contratos, propuestas, facturas, correos electrónicos, entre otros.

2. Establece un Sistema de Organización:

  • Define una estructura de carpetas y etiquetas para organizar tus documentos de manera eficiente. Puedes crear categorías basadas en el tipo de documento, el cliente, el proyecto, etc.

3. Configura Permisos de Acceso:

  • Establece quién tiene acceso a cargar, ver, editar o eliminar documentos en Freshsales Suite. Define roles y permisos según las responsabilidades y necesidades de tu equipo.

4. Implementa Reglas de Retención:

  • Define cuánto tiempo deben conservarse los documentos en Freshsales Suite antes de ser eliminados. Esto puede estar determinado por requisitos legales, políticas internas o la relevancia del documento.

5. Utiliza Metadatos y Etiquetas:

  • Utiliza metadatos y etiquetas para agregar información adicional a tus documentos, como el cliente asociado, el estado del proyecto, la fecha de vencimiento, etc. Esto facilita la búsqueda y recuperación de documentos.

6. Establece Procedimientos de Carga:

  • Define procedimientos claros para cargar documentos en Freshsales Suite. Esto puede incluir nombres de archivo estandarizados, instrucciones sobre cómo completar metadatos, y protocolos de revisión y aprobación.

7. Capacita a tu Equipo:

  • Proporciona capacitación a tu equipo sobre las políticas y procedimientos de almacenamiento de documentos en Freshsales Suite. Asegúrate de que comprendan cómo cargar, organizar y acceder a los documentos de manera adecuada.

8. Monitorea y Audita:

  • Monitorea regularmente el cumplimiento de las políticas de almacenamiento de documentos y realiza auditorías periódicas para asegurarte de que se estén siguiendo los procedimientos establecidos.

9. Realiza Ajustes según sea Necesario:

  • Revisa y ajusta tus políticas de almacenamiento de documentos según sea necesario para adaptarse a los cambios en las regulaciones, las necesidades del negocio o los comentarios del equipo.

10. Mantén la Seguridad:

  • Asegúrate de que tus documentos estén protegidos mediante medidas de seguridad como el cifrado de datos, la autenticación de dos factores y el control de acceso.

Al establecer y gestionar políticas de almacenamiento de documentos y archivos en Freshsales Suite de manera efectiva, puedes mantener tus documentos organizados, seguros y accesibles para tu equipo, lo que mejora la productividad y la colaboración dentro de tu empresa.

¿Le ha sido útil este artículo?

¡Qué bien!

Gracias por sus comentarios

¡Sentimos mucho no haber sido de ayuda!

Gracias por sus comentarios

¡Háganos saber cómo podemos mejorar este artículo!

Seleccione al menos una de las razones
Se requiere la verificación del CAPTCHA.

Sus comentarios se han enviado

Agradecemos su esfuerzo e intentaremos corregir el artículo