¿Cómo establecer y gestionar políticas de almacenamiento de documentos y archivos en Freshsales Suite?

Para establecer y gestionar políticas de almacenamiento de documentos y archivos en Freshsales Suite, es importante definir reglas claras sobre qué tipo de documentos se pueden cargar, cómo deben organizarse y cuánto tiempo se deben retener. 

1. Define tus Políticas de Almacenamiento:

• Determina qué tipo de documentos y archivos son relevantes para tu empresa y deben almacenarse en Freshsales Suite. Esto puede incluir contratos, propuestas, facturas, correos electrónicos, entre otros.

2. Establece un Sistema de Organización:

• Define una estructura de carpetas y etiquetas para organizar tus documentos de manera eficiente. Puedes crear categorías basadas en el tipo de documento, el cliente, el proyecto, etc.

3. Configura Permisos de Acceso:

• Establece quién tiene acceso a cargar, ver, editar o eliminar documentos en Freshsales Suite. Define roles y permisos según las responsabilidades y necesidades de tu equipo.

4. Implementa Reglas de Retención:

• Define cuánto tiempo deben conservarse los documentos en Freshsales Suite antes de ser eliminados. Esto puede estar determinado por requisitos legales, políticas internas o la relevancia del documento.

5. Utiliza Metadatos y Etiquetas:

• Utiliza metadatos y etiquetas para agregar información adicional a tus documentos, como el cliente asociado, el estado del proyecto, la fecha de vencimiento, etc. Esto facilita la búsqueda y recuperación de documentos.

6. Establece Procedimientos de Carga:

• Define procedimientos claros para cargar documentos en Freshsales Suite. Esto puede incluir nombres de archivo estandarizados, instrucciones sobre cómo completar metadatos, y protocolos de revisión y aprobación.

7. Capacita a tu Equipo:

• Proporciona capacitación a tu equipo sobre las políticas y procedimientos de almacenamiento de documentos en Freshsales Suite. Asegúrate de que comprendan cómo cargar, organizar y acceder a los documentos de manera adecuada.

8. Monitorea y Audita:

• Monitorea regularmente el cumplimiento de las políticas de almacenamiento de documentos y realiza auditorías periódicas para asegurarte de que se estén siguiendo los procedimientos establecidos.

9. Realiza Ajustes según sea Necesario:

• Revisa y ajusta tus políticas de almacenamiento de documentos según sea necesario para adaptarse a los cambios en las regulaciones, las necesidades del negocio o los comentarios del equipo.

10. Mantén la Seguridad:

• Asegúrate de que tus documentos estén protegidos mediante medidas de seguridad como el cifrado de datos, la autenticación de dos factores y el control de acceso.

Al establecer y gestionar políticas de almacenamiento de documentos y archivos en Freshsales Suite de manera efectiva, puedes mantener tus documentos organizados, seguros y accesibles para tu equipo, lo que mejora la productividad y la colaboración dentro de tu empresa.