¿Cómo establecer y gestionar políticas de retención y archivado de registros en Freshsales Suite?

Para establecer y gestionar políticas de retención y archivado de registros en Freshsales Suite, sigue estos pasos:

1. Evalúa tus Requisitos de Retención:

• Comprende los requisitos legales y comerciales que afectan la retención y el archivado de registros en tu industria y país. Esto puede incluir regulaciones específicas de la industria, leyes de privacidad de datos y políticas internas de la empresa.

2. Identifica los Registros a Retener:

• Identifica qué tipos de registros necesitas retener en Freshsales Suite. Esto puede incluir datos de clientes, transacciones, actividades de ventas, comunicaciones, etc.

3. Establece Políticas de Retención:

• Define políticas de retención claras que especifiquen cuánto tiempo deben conservarse los registros en Freshsales Suite antes de ser archivados o eliminados. Asegúrate de cumplir con los requisitos legales y comerciales pertinentes al establecer estas políticas.

4. Configura Reglas de Archivado Automático:

• Configura reglas de archivado automático en Freshsales Suite para identificar y archivar automáticamente registros que hayan alcanzado el final de su ciclo de retención. Estas reglas pueden basarse en criterios como la fecha de creación, la fecha de última modificación o la categoría del registro.

5. Establece Procedimientos de Archivado Manual:

• Define procedimientos para el archivado manual de registros en Freshsales Suite cuando sea necesario. Por ejemplo, puedes permitir que los usuarios marquen ciertos registros para archivarlos manualmente cuando ya no sean necesarios para las operaciones diarias.

6. Capacita al Personal:

• Proporciona capacitación al personal sobre las políticas de retención y archivado de registros en Freshsales Suite. Asegúrate de que comprendan los plazos de retención, los procedimientos de archivado y las implicaciones legales y comerciales de la gestión de registros.

7. Monitorea y Audita el Cumplimiento:

• Monitorea regularmente el cumplimiento de las políticas de retención y archivado de registros en Freshsales Suite. Realiza auditorías periódicas para asegurarte de que los registros se estén gestionando de acuerdo con las políticas establecidas.

8. Revisa y Actualiza las Políticas Regularmente:

• Revisa y actualiza las políticas de retención y archivado de registros en Freshsales Suite regularmente para asegurarte de que sigan siendo efectivas y cumplan con los requisitos cambiantes de tu empresa y del entorno regulatorio.

9. Gestiona el Archivado Externo si es Necesario:

• Considera la posibilidad de implementar soluciones de archivado externo para almacenar registros históricos que ya no necesitan estar disponibles en Freshsales Suite, pero que aún deben conservarse por motivos legales o de cumplimiento.

Al establecer y gestionar políticas de retención y archivado de registros en Freshsales Suite, puedes garantizar que tus datos estén organizados, protegidos y disponibles según sea necesario, al tiempo que cumples con los requisitos legales y comerciales aplicables.