¿Cómo solicitar más información al cliente en un ticket de Freshdesk?

Solicitar más información al cliente en un ticket de Freshdesk es esencial para comprender completamente sus necesidades y brindar una solución precisa. Aquí tienes una guía paso a paso:

Cómo Solicitar Más Información en un Ticket de Freshdesk:

Paso 1: Revisar el Ticket

• Inicia sesión en Freshdesk y dirígete a la bandeja de entrada. Selecciona el ticket que requiere información adicional.

Paso 2: Analizar la Información Existente

• Revisa la información proporcionada por el cliente en el ticket. Asegúrate de comprender completamente la consulta o el problema que están experimentando.

Paso 3: Responder al Cliente

• Haz clic en el ticket para abrir la conversación.
• Utiliza un tono amigable y profesional al redactar tu respuesta.
• Expresa agradecimiento por su consulta inicial.

Paso 4: Especificar la Información Necesaria

• Identifica claramente la información que necesitas del cliente.
• Formula preguntas específicas para obtener respuestas detalladas.

Paso 5: Proporcionar Instrucciones Claras

• Indica al cliente cómo y dónde pueden proporcionar la información solicitada.
• Si es necesario adjuntar archivos o capturas de pantalla, indícalo de manera clara.

Paso 6: Recordatorio de Plazo (si es aplicable)

• Si la información es urgente, establece un plazo razonable para recibir la respuesta. Esto ayuda a mantener la eficiencia en el proceso de soporte.

Paso 7: Enviar la Respuesta

• Haz clic en "Enviar" para que el cliente reciba tu solicitud de información adicional.

Paso 8: Seguimiento

• Monitorea el ticket para recibir la respuesta del cliente. Si no obtienes la información necesaria, puedes enviar recordatorios o seguir el procedimiento interno de seguimiento establecido.

Consejos Adicionales:

• Personalización: Ajusta tu solicitud según la naturaleza específica del problema o la consulta.
• Plantillas de Respuestas: Si es una solicitud de información común, considera utilizar plantillas predefinidas para ahorrar tiempo.

Solicitando información de manera clara y respetuosa, te aseguras de que el cliente entienda exactamente lo que necesitas, facilitando una solución más rápida y eficiente a sus problemas.