¿Cómo trabajar con tickets recurrentes o frecuentes en Freshdesk?

Trabajar con tickets recurrentes o frecuentes en Freshdesk puede facilitar la gestión y mejorar la eficiencia del soporte al cliente. Aquí te dejo un tutorial paso a paso:

1. Identificación de Patrones:

   • Analiza los tickets anteriores para identificar problemas recurrentes o consultas frecuentes.
   • Busca patrones en términos de temas, tipos de problemas, o consultas comunes.

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3. Creación de Respuestas Estándar:

   • Desarrolla respuestas estándar o plantillas para los problemas recurrentes.
   • Incluye información detallada y soluciones paso a paso, si es posible.

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5. Creación de Macros Específicas:

   • Crea macros específicas para los tickets recurrentes.
   • Configura acciones que aborden automáticamente ciertos aspectos del problema.

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7. Automatización de Respuestas:

   • Utiliza reglas de automatización para aplicar macros automáticamente a tickets que coincidan con ciertos criterios.
   • Esto acelerará la resolución de problemas recurrentes.

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9. Base de Conocimientos:

   • Actualiza tu base de conocimientos con artículos detallados sobre problemas comunes.
   • Dirige a los clientes a la base de conocimientos para soluciones rápidas y autoayuda.

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11. Notificaciones y Recordatorios:

    • Configura notificaciones y recordatorios para los tickets recurrentes.
    • Asegúrate de que el equipo esté al tanto de los problemas específicos y tome medidas proactivas.

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13. Seguimiento y Análisis:

    • Realiza un seguimiento constante de los tickets recurrentes.
    • Analiza las tendencias para identificar oportunidades de mejora y actualización de la base de conocimientos.

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15. Feedback del Cliente:

    • Solicita retroalimentación a los clientes después de resolver un ticket recurrente.
    • Utiliza los comentarios para mejorar continuamente las respuestas y procesos.

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17. Capacitación del Equipo:

    • Proporciona capacitación al equipo sobre cómo manejar eficientemente los tickets recurrentes.
    • Asegúrate de que estén familiarizados con las respuestas estándar y las macros asociadas.

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19. Actualización Periódica:

    • Actualiza las respuestas estándar y las macros según sea necesario.
    • Mantén la base de conocimientos al día para reflejar cambios en productos o servicios.

Al seguir estos pasos, podrás gestionar eficazmente los tickets recurrentes en Freshdesk, proporcionando respuestas rápidas y mejorando la experiencia del cliente en ZenHost.