¿Cómo realizar seguimiento de tickets pendientes y vencidos en Freshdesk?

Realizar un seguimiento de tickets pendientes y vencidos es crucial para garantizar una gestión efectiva y oportuna del soporte al cliente. Aquí tienes un tutorial paso a paso sobre cómo hacerlo en Freshdesk:

1. Inicio de Sesión:

   • Ingresa a tu cuenta de Freshdesk con tus credenciales.

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3. Acceso a la Bandeja de Entrada:

   • Dirígete a la sección de "Bandeja de Entrada" o "Tickets" en Freshdesk.

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5. Filtros y Vistas Personalizadas:

   • Utiliza los filtros y vistas personalizadas para separar los tickets por su estado, como "Pendiente" o "Vencido".
   • Configura vistas específicas que te ayuden a concentrarte en los tickets que necesitas gestionar.

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7. Ordenación por Fecha de Vencimiento:

   • Ordena los tickets por fecha de vencimiento para identificar rápidamente aquellos que están por vencer o que ya han vencido.

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9. Notificaciones Automáticas:

   • Configura notificaciones automáticas para recordar a los agentes sobre los tickets pendientes o que están por vencer.
   • Asegúrate de que estas notificaciones sean visibles y comprensibles.

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11. Recordatorios y Alertas:

    • Utiliza recordatorios y alertas para marcar tickets importantes o críticos que requieran atención inmediata.

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13. Seguimiento Manual:

    • Realiza un seguimiento manual periódico de los tickets pendientes y vencidos.
    • Revisa la fecha de vencimiento y toma medidas según sea necesario.

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15. Uso de Macros y Automatización:

    • Utiliza macros y reglas de automatización para cambiar automáticamente el estado de los tickets en función de la fecha de vencimiento.
    • Por ejemplo, puedes configurar una regla para cambiar el estado de "Pendiente" a "Vencido" automáticamente.

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17. Integración con Calendario:

    • Si es posible, integra Freshdesk con tu aplicación de calendario para ver de manera visual las fechas de vencimiento y los plazos importantes.

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19. Informe de Tickets Vencidos:

    • Genera informes específicos para rastrear tickets vencidos.
    • Analiza estos informes para identificar patrones y áreas de mejora.

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21. Seguimiento de Tendencias:

    • Realiza un seguimiento de las tendencias en tickets pendientes y vencidos.
    • Ajusta procesos y asignaciones según sea necesario para mejorar la eficiencia.

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23. Capacitación del Equipo:

    • Capacita a tu equipo sobre la importancia del seguimiento de tickets pendientes y vencidos.
    • Fomenta una cultura de responsabilidad y prontitud en la gestión de tickets.

Al seguir estos pasos, podrás realizar un seguimiento efectivo de los tickets pendientes y vencidos en Freshdesk, garantizando una atención oportuna y eficaz a los clientes en ZenHost.